Multikulturelle Meetings

Ein Ort, an dem es besonders oft zu Missverständnissen kommt, sind multikulturelle Meetings, da hier viele Personen mit unterschiedlichem Hintergrund und unterschiedlichen Erwartungen aufeinandertreffen können. Hier kann bereits eine Menge schief gehen, noch bevor das eigentliche Meeting beginnt. Angefangen bei der Platzierung der Teilnehmer, dem tatsächlichen Anfangszeitpunkt, bis hin zum eigenen Rollenverständnis der Teilnehmer kann es viele Reibungspunkte geben. Nachfolgend geben wir dir Tipps, wie du solche Meetings insbesondere als Leiter des Meetings meisterst.

 Alle Teilnehmer auf den gleichen Informationsstand bringen

Auch wenn es in manchen Kulturen üblich ist, nicht alle Informationen mit jedem zu teilen, solltest du wenn möglich alle Teilnehmer über den Stand der Dinge vorab z.B. per E-Mail aufklären. Dies kann etwa in Form einer Agenda passieren oder an Hand von Folien erfolgen. So können sich die Teilnehmer bereits einlesen und die Thematik verstehen, noch bevor sie in das Meeting gehen. Gerade für Teilnehmer mit einer anderen Muttersprache als jener, die in dem Meeting benutzt wird, ist dies hilfreich. Sofern von Teilnehmern verlangt wird eigens etwas beizutragen, Themengebiete vorzustellen oder Präsentationen zu halten ist es unbedingt erforderlich diese vorab zu informieren. So ist ihnen die Möglichkeit gegeben, sich vorzubereiten und im Meeting zu glänzen.

 Regeln und Erwartungen zu Beginn festlegen

Als Leiter eines Meetings bist du dafür verantwortlich, dass die Ziele des innerhalb des Treffens erreicht werden. Als Erstes ist es wichtig vorab Regeln aufzustellen, an denen sich die Teilnehmer orientieren können. Die Regeln können etwa den pünktlichen Beginn, die aktive Teilnahme, das Ziel oder den Ablauf des Meetings betreffen. Möglicherweise ist die Wichtigkeit einzelner Regeln nicht für alle Teilnehmer klar, so dass du zu Beginn erläutern solltest, warum die einzelnen Punkte wichtig für die Zusammenarbeit sind. Mit Regeln steckst du gleichzeitig einen Rahmen für das Meeting ab und gibst eine Struktur für gewünschtes Verhalten vor. So stellst du sicher, dass die Teilnehmer Gewissheit darüber haben, was von ihnen erwartet wird. Mache klar, ob das Meeting ein Informationsmeeting ist, bei dem der aktuelle Stand zu einem Thema gegeben wird oder ob es ein interaktives Meeting ist, bei dem Input und eine Beteiligung seitens der Teilnehmer nötig ist.

Kennenlernen fördern

Möglicherweise kennen sich die Mitarbeiter untereinander nicht oder nur flüchtig. Da es je nach Kultur unterschiedlich ist, ob und wie viel Zeit für Smalltalk am Anfang eines Meetings bereitgestellt wird, kann es in diesen Situationen Sinn machen, eine Vorstellungsrunde einzuführen. So lernen sich die Teilnehmer in einem strukturierten Rahmen kennen und die Gefahr von anfänglicher Gruppenbildung wird minimiert. Eine Alternative ist, dass sich die Teilnehmer bereits davor z.B. bei einem Mittagessen kennenlernen und informell austauschen können.

Entscheidungen treffen in Meetings

Während in manchen Kulturen Meetings als reiner Informationsaustausch dienen, dienen sie in anderen Kulturen dem Zweck Entscheidungen, anhand zuvor bereits recherchierter und aufbereiteter Informationen, zu treffen. Überlege, ob es Sinn macht, Entscheidungen während des Meetings zu erarbeiten. Vielleicht ist es sinnvoller diese vorab in informellen Gesprächen zu erarbeiten und sie dann währen des Meetings mitzuteilen. Eine dritte Lösung ist es die Gruppe in Kleingruppen aufzuteilen und über ein Thema diskutieren zu lassen. Danach können die Ergebnisse in großer Runde vorgestellt werden. Basierend auf diesen Ergebnissen kann dann eine Entscheidung getroffen werden. Gerade in asiatischen Kulturkreisen ist es unüblich, vor einer großen Gruppe seine Meinung zu vertreten, so dass man durch vorab Gespräche oder Gespräche in Kleingruppen mehr erreichen kann.

Meeting Leiter als Vermittler

In deiner Rolle als Leiter des Meetings solltest du dir über mögliche Konfliktpunkte bewusst werden und im Falle eines Konflikts zwischen Teilnehmern eine Vermittlerrolle einnehmen. Gib den Parteien zu verstehen, dass du beide Standpunkte oder Einwände verstehst und erinnere sie an die Regeln, die du am Anfang präsentiert hast. Wenn du als Leiter Respekt und Verständnis für unterschiedliche Verhaltensweisen zeigst, wird sich das auch auf die Teilnehmer übertragen. Eventuelle trotzdem weiterbestehende Konflikte können in Pausen noch einmal unter vier Augen angesprochen werden oder nach dem Meeting geklärt werden.

Gruppen mischen

Um das Meeting aufzulockern, damit sich die Teilnehmer besser kennenlernen und Vorurteile abgebaut werden, mache zwischendurch Übungen in Kleingruppen, bei denen die Teilnehmer aus möglichst unterschiedlichen Regionen kommen. Gruppen mit Teilnehmern aus ähnlichen Regionen tendieren dazu in alte Verhaltensmuster zurückzufallen.

Hierarchien berücksichtigen

Meetingleiter aus westlich geprägten Kulturen sollten berücksichtigen, dass es in Asien als Gesichtsverlust gilt, wenn Kritik insbesondere gegenüber einem Vorgesetzten geäußert wird. Was in den USA oder Europa als normale und erwünschte Diskussionskultur gesehen wird, bringt Probleme mit sich, wenn Teilnehmer von stark hierarchisch geprägten Kulturen anwesend sind. Eine Möglichkeit, Diskussionskultur anzutreiben und persönliche Kritik anzufordern, ist es, vorab die Teilnehmer aufzufordern, ihre Sichtweise oder Kritik in bestimmten Punkten per Email zu kommunizieren. Diese Punkte können dann gesammelt und im Meeting von dir als Diskussionspunkte vorgetragen werden. Somit umgeht man die direkte Kritik an Personen und fokussiert sich auf die Sachebene.

Anreizsysteme einführen

Um bestimmte Verhaltensweisen bei den Teilnehmern zu unterstützen, kannst du bestimmte Anreize setzen, indem du Belohnungen oder Strafen einsetzt. Damit schaffst du eine Grundlage, durch welche sich die Teilnehmer unabhängig von ihrem kulturellen Hintergrund verhalten und so z.B. aktiv Kritik äußern, Feedback geben, oder Aspekte präsentieren.

Meeting abschließen

Am Ende des Meetings solltest du noch einmal die Eckpunkte zusammenfassen. Nach dem Meeting solltest du das Protokoll herumschicken und um Anmerkungen bitten, damit alle Teilnehmer die gleiche Information besitzen und auch schwarz auf weiß klar ist, ob und welche Entscheidungen getroffen wurden.

 Ganz- oder mehrtägige Meetings

Oft sind multikulturelle Meetings auch als Tages- oder Mehrtagesmeeting angesetzt. In diesem Fall sollte man beim Organisieren genügend Puffer für die An- und Abreise einplanen. Eine Vorstellungsrunde am Anfang und eine Abschlussrunde am Schluss des Meetings geben Teilnehmern, die später anreisen oder früher abreisen, die Möglichkeit nichts Elementares zu verpassen. Suche einen Ort, der eine möglichst gute Verkehrsanbindung hat für Teilnehmer, die von außerhalb kommen. Überprüfe außerdem, ob der Termin nicht auf einen Tag gelegt ist, an dem ein nationaler Feiertag ist.

Was die Verpflegung angeht sollte wenn möglich auf kulturelle Besonderheiten eingegangen werden, z.B. Alternativen ohne Rind- bzw. Schweinefleisch anbieten.

Solltest du also einmal in die Situation kommen, ein Meeting durchzuführen, das Teilnehmer aus vielen unterschiedlichen Kulturkreisen beinhaltet, hast du hoffentlich mit unseren Tipps ein besseres Gefühl bekommen, wie du das Meeting trotzdem meisterst.

 

Job teilen