DATENSCHUTZRICHTLINIE

Workwide AB

Org.nr: 556959-2404

Trekantsgatan 3, 652 20 Karlstad, Schweden

Dieses Dokument beschreibt, wie Workwide AB personenbezogene Daten im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erhebt, verarbeitet und schützt.

1. Wer ist der Verantwortliche?

Innerhalb der Workwide-Gruppe ist der Verantwortliche Workwide AB, Org.nr: 556959-2404, Trekantsgatan 3, 652 20 Karlstad, Schweden („Workwide“ oder „wir“ oder davon abgeleitete Begriffe). Wir betreiben Job-Plattformen für Arbeitssuchende, auf denen Arbeitgeber Stellenanzeigen aus aller Welt veröffentlichen („Die Dienste“). Dieses Dokument stellt unsere Richtlinie zur Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten dar.

Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung 2016/679 (DSGVO) sind wir als Verantwortlicher für die personenbezogenen Daten bezeichnet, für die wir die Zwecke und Mittel der Verarbeitung bestimmen. Unter personenbezogenen Daten verstehen wir alle Informationen, die direkt oder indirekt mit einer lebenden natürlichen Person verknüpft sind. Zum Beispiel Name und Adresse, aber auch geographische Position oder IP-Adressen.

Wir arbeiten mit vertrauenswürdigen Dritten zusammen, um Daten zu erheben. Gelegentlich können wir auch Informationen mit diesen Dritten teilen, wie Ihre E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Diese Dritten können Ihre Daten mit anderen Informationen, die sie erheben, verknüpfen, um personalisierte Zielgruppen zu erstellen oder gezielte Werbung zu schalten. Informationen darüber, wie diese Dritten Ihre Daten verarbeiten, finden Sie hier: Wie Google Informationen verwendet

2. Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Wir verarbeiten Ihre Kontaktdaten wie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Telefonnummer. Diese personenbezogenen Informationen werden über das Kontaktformular für Arbeitgeber oder die Bewerbungsformulare für Arbeitssuchende erhoben.

Darüber hinaus verarbeiten wir auch den Inhalt von Lebensläufen und Anschreiben, die Sie auf unsere Website hochladen oder uns zusenden, sowie alle Informationen, die im Zusammenhang mit Ihrer Nutzung der Dienste bereitgestellt werden, wie berufliche und branchenspezifische Interessen.

Wir verarbeiten auch administrative personenbezogene Daten, die automatisch erhoben werden, wie Ihre IP-Adresse, Kennnummer, Standortdaten und Cookies. Die verarbeiteten Cookies unterscheiden sich je nach den von Ihnen genutzten Plattformtypen. Die Cookie-Richtlinie ist für jede Plattform hier verfügbar.

Bitte beachten Sie, dass wir Ihnen die Dienste möglicherweise nicht vollständig erbringen können, wenn Sie uns die oben genannten personenbezogenen Informationen nicht bereitstellen.

2a. Aufzeichnung und Analyse von Vorstellungsgesprächen

Workwide AB kann Vorstellungsgespräche (einschließlich Telefon- und Videoanrufe) aufzeichnen und mithilfe KI-gestützter Analyse- und Transkriptionstools verarbeiten, um Kandidaten zu bewerten, den Rekrutierungsprozess zu verbessern und unser Team zu schulen.

Aufzeichnungen werden sicher gespeichert und sind nur autorisierten Mitarbeitern zugänglich. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist die Einwilligung, die vor der Aufzeichnung eingeholt wird.

Bevor ein aufgezeichnetes Vorstellungsgespräch beginnt, werden Kandidaten informiert und gebeten, ihre ausdrückliche Einwilligung zu erteilen. Kandidaten können ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem sie [email protected] kontaktieren. In diesem Fall wird die Aufzeichnung gelöscht, sofern das Gesetz keine längere Aufbewahrung verlangt.

3. Warum verarbeiten wir personenbezogene Daten?

Wir verarbeiten die oben genannten personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorschriften und aus folgenden Gründen:

Kontaktdaten werden verwendet, um unseren Newsletter und Stellenangebote zu versenden, nachdem Sie zugestimmt haben, Informationen zu erhalten, die für Sie von Interesse sein könnten.

Die Verarbeitung und Weitergabe von Kontaktdaten, Lebensläufen und persönlichen Anschreiben an Arbeitgeber ist der Kern unseres Geschäfts, was alles verarbeitet wird, damit Sie unsere Dienste gemäß den Nutzungsbedingungen in Anspruch nehmen können. Aus rechtlichen Gründen ist dieser Prozess abgeschlossen, wenn Sie Ihre Einwilligung erteilen. Die Informationen in Ihrem Lebenslauf können sensible personenbezogene Daten enthalten, die nur nach Einholung Ihrer Einwilligung gemäß der Gesetzgebung verarbeitet werden. Diese Einwilligung wird eingeholt, wenn Sie uns Ihre persönlichen Daten übermitteln.

Wir führen administrative Systemaufgaben durch, um die technische Funktionalität unserer Dienste sicherzustellen. Unser Ziel ist es auch, die betrügerische Nutzung der Dienste im Hinblick auf die allgemeinen Geschäftsbedingungen im Einklang mit dem regulatorischen und rechtlichen Rahmen zu verhindern. Wir verarbeiten diese Informationen auch berechtigterweise, um zu verhindern, dass unsere Dienste beeinträchtigt werden, und um alle Nutzer und uns selbst zu schützen. Darüber hinaus wird das administrative Datensystem für Statistiken und Analysen zur Weiterentwicklung unserer Dienste unter Einhaltung der geltenden Rechtsvorschriften verwendet. Das Interesse an diesen Daten liegt ausschließlich in ihrem statistischen Nutzen und ist nicht darauf ausgerichtet, Einzelpersonen zu identifizieren.

Für Verarbeitungstätigkeiten, die gemäß unserem berechtigten Interesse durchgeführt werden, haben wir die Balance zwischen der Bedeutung Ihrer eigenen Interessen und der Bedeutung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Ihre Interessen und Ihr Recht auf Privatsphäre abgewogen. Wir sind zu dem Schluss gekommen, dass unsere berechtigten Interessen nicht über Ihre Datenschutzrechte gestellt werden dürfen, die die Verarbeitung personenbezogener Daten verhindern würden.

4. Mit wem teilen wir personenbezogene Daten?

Kontaktdaten, Lebensläufe und Anschreiben werden nur mit Partnerunternehmen geteilt, die Teil der Stellenausschreibung sind oder Beschäftigungsmöglichkeiten anbieten möchten. Wir geben personenbezogene Daten nur an Arbeitgeber weiter, die für den Kandidaten von Interesse sind. Wir haben Vereinbarungen mit allen unseren Partnerunternehmen und wenden daher wirksame Sicherheitsmaßnahmen bei der Datenübertragung an, die auf dem von der Europäischen Kommission entwickelten Modell basieren. Wir überwachen kontinuierlich, dass personenbezogene Daten sicher verarbeitet werden und unsere eigenen Regeln eingehalten werden, ob innerhalb oder außerhalb der EU.

Einige unserer IT-Dienste und digitalen Anbieter können Daten außerhalb der EU/des EWR verarbeiten, und wir können die notwendigen Sicherheitsmaßnahmen für Datenübertragungen an diese Empfänger auf der Grundlage der von der Europäischen Kommission entwickelten Vertragsmodelle anwenden. Weitere Informationen zu diesen Übertragungen erhalten Sie, indem Sie uns kontaktieren.

Bitte beachten Sie, dass beim Besuch unserer Website andere Websites möglicherweise Anfragen an Sie stellen und deren Erhebung personenbezogener Daten unserer Kontrolle entzogen ist. Die Datenschutzrichtlinien dieser Websites regeln die Verarbeitung der von Ihnen erhaltenen Informationen.

5. Wie lange werden personenbezogene Daten aufbewahrt?

Eine Version Ihrer Bewerbung wird in der verschlüsselten Datenbank der Workwide Group aufbewahrt, um sicherzustellen, dass eine Kopie Ihrer Übermittlung an Arbeitgeber erhalten bleibt. Wir bewahren personenbezogene Daten nur so lange auf, wie es für die Nutzung der Dienste notwendig ist und wir ein berechtigtes Interesse an der Aufbewahrung haben, es sei denn, es besteht eine gesetzliche Verpflichtung zur längeren Aufbewahrung. Personenbezogene Daten werden auf Ihre Anfrage hin und wenn sie für die Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind, stets gelöscht.

6. Kann ich Sie bitten, meine personenbezogenen Daten zu ändern, zu löschen oder meine Einwilligung zu widerrufen?

Ja. Wenn Sie unseren Newsletter oder ähnliche Informationen nicht mehr erhalten möchten, können Sie sich entweder abmelden oder die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten beantragen. Dasselbe gilt, wenn Sie einen unserer Dienste genutzt haben und Ihren Lebenslauf sowie Ihre Kontaktdaten gelöscht haben möchten. Wir werden auch, wo möglich, Maßnahmen ergreifen, um andere Empfänger zu informieren, wenn Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten wünschen. Kontaktieren Sie uns unter [email protected] und wir werden Ihre Anfrage bearbeiten.

Sie haben das Recht, eine Anfrage auf Zugang zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu stellen oder weitere Informationen über die Verarbeitung zu erhalten sowie die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu berichtigen, zu aktualisieren, zu vervollständigen oder einzuschränken. Sie haben auch das Recht, Ihre Einwilligung zu widerrufen, was die Rechtmäßigkeit einer früheren Datenverarbeitung vor dem Widerruf Ihrer Einwilligung nicht berührt, mit Ausnahme von Direktmarketing-Mitteilungen.

Wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung gemäß der Gesetzgebung oder durch Annahme der Bedingungen basiert, haben Sie das Recht auf Datenübertragbarkeit. Das bedeutet, dass Sie Ihre personenbezogenen Daten in einem standardmäßigen, strukturierten und computergestützten Format von uns erhalten können und das Recht haben, Ihre Daten an einen anderen Verantwortlichen Ihrer Wahl zu übertragen.

7. Welche personenbezogenen Daten haben Sie über mich?

Kontaktieren Sie uns unter [email protected] und wir werden Ihre Anfrage prüfen. Wir können Ihnen eine Kopie der personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben, zur Verfügung stellen, wenn Sie dies wünschen.

8. Was kann ich tun, wenn ich mit der Verwendung meiner personenbezogenen Daten nicht einverstanden bin?

Kontaktieren Sie uns unter [email protected] oder unseren Datenschutzbeauftragten unter [email protected] und wir werden unser Bestes tun, um die Angelegenheit zu lösen. Falls erforderlich, haben Sie die Möglichkeit, eine Beschwerde bei der schwedischen Datenschutzbehörde (IMY), www.imy.se, einzureichen.

9. Rechtliche Anfragen und Schadensverhütung

Wir können Ihre Daten auf rechtliche Anfrage hin (wie Haftbefehle, Gerichtsbeschlüsse, Verfahren oder andere) verwenden, speichern und weitergeben oder wenn es notwendig ist, diese zu übermitteln, um betrügerische Nutzung oder andere kriminelle Aktivitäten zu erkennen, zu verhindern oder zu bekämpfen, um uns, Sie und andere Nutzer zu schützen, auch im Rahmen einer Untersuchung, bei der wir in gutem Glauben handeln, wie gesetzlich vorgeschrieben.

Dies kann eine Reaktion auf eine rechtliche Anfrage aus Gerichtsbarkeiten außerhalb der Europäischen Gemeinschaft oder des Europäischen Wirtschaftsraums umfassen, sofern wir in gutem Glauben handeln und die Anfrage von einer Justizbehörde dieser Gerichtsbarkeit stammt, ihre Nutzer betrifft und im Einklang mit international anerkannten Standards steht.

Informationen, die durch Ihre Nutzung der Dienste gewonnen werden, einschließlich finanzieller Informationen, können für einen längeren Zeitraum verwendet und gespeichert werden, wenn die Informationen einer Untersuchung oder gesetzlichen Verpflichtung, einer Regierungsuntersuchung oder einer Untersuchung möglicher Verstöße gegen unsere Nutzungsbedingungen oder gegen unsere Richtlinie unterliegen, um jeglichen Schaden zu verhindern.

10. Hinweis zu Änderungen

Wenn wir Änderungen an dieser Datenschutzrichtlinie vornehmen, wird die neue Datenschutzrichtlinie online auf dieser Seite veröffentlicht. Wenn diese Änderungen erheblich sind, werden Sie informiert und Ihre Einwilligung wird gegebenenfalls erneut eingeholt.

VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN IN REKRUTIERUNGSDIENSTEN

Dieser Abschnitt gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den Rekrutierungsdiensten von Workwide, die Kundenunternehmen im Rahmen eines Dienstleistungsvertrags erbracht werden („Rekrutierungsdienste“). Dies ergänzt die oben genannten Abschnitte, die für alle Nutzer der Plattformen von Workwide gelten.

11. Verantwortlicher in Rekrutierungsdiensten

Workwide AB (Org.nr 556959-2404, Trekantsgatan 3, 652 20 Karlstad, Schweden) ist der Verantwortliche für alle personenbezogenen Daten, die im Zusammenhang mit der Erbringung von Rekrutierungsdiensten verarbeitet werden.

Wenn Workwide Kandidateninformationen an ein Kundenunternehmen übermittelt, wird das Kundenunternehmen zum unabhängigen Verantwortlichen für die erhaltenen Kandidatendaten. Workwide und das Kundenunternehmen handeln nicht als gemeinsam Verantwortliche. Jede Partei bestimmt nach der Übermittlung unabhängig die Zwecke und Mittel ihrer eigenen Verarbeitung der personenbezogenen Daten des Kandidaten.

12. Kategorien personenbezogener Daten, die in Rekrutierungsdiensten verarbeitet werden

In Rekrutierungsdiensten verarbeitete Kandidatendaten:

• Vollständiger Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Standort
• Lebenslauf (CV), einschließlich Berufsgeschichte, Ausbildung, Fähigkeiten und Qualifikationen
• Von Workwide erstellte Screening-Zusammenfassung (Eignungsbewertung, Gesprächsnotizen, Sprachkenntnisbewertung)
• Gehaltsvorstellungen und aktuelle Vergütung
• Verfügbarkeit für Vorstellungsgespräche und Startdatum
• Umzugsstatus und -präferenzen
• Alle weiteren Informationen, die der Kandidat freiwillig während des Rekrutierungsprozesses bereitgestellt hat

Kundenkontaktdaten:

• Name, Berufsbezeichnung, E-Mail-Adresse und Telefonnummer der designierten Ansprechpartner des Kunden
• Unternehmensname, eingetragene Adresse und USt-IdNr.

13. Zweck und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung in Rekrutierungsdiensten

Kandidatendaten:

Workwide verarbeitet personenbezogene Daten von Kandidaten zum Zweck der Suche, Selektion und Präsentation von Kandidaten bei Kundenunternehmen als Teil der Rekrutierungsdienste. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist:

• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Workwide hat ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung von Kandidatendaten, um seine vertraglichen Verpflichtungen gegenüber Kundenunternehmen zu erfüllen und Kandidaten mit geeigneten Beschäftigungsmöglichkeiten zusammenzubringen. Dieses Interesse wurde gegen die Rechte und Freiheiten der Kandidaten abgewogen, und Workwide ist zu dem Schluss gekommen, dass die Verarbeitung die Datenschutzinteressen der Kandidaten nicht überwiegt.
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Wenn Kandidaten ihre Daten freiwillig auf den Plattformen von Workwide eingereicht oder ihren Lebenslauf direkt an einen Workwide-Recruiter übermittelt haben, wird die Einwilligung zum Zeitpunkt der Übermittlung eingeholt.

Kundenkontaktdaten:

Workwide verarbeitet Kundenkontaktdaten zum Zweck der Durchführung und Verwaltung des Rekrutierungsdienstleistungsvertrags. Die Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und das berechtigte Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

14. Wie Kandidatendaten an Kundenunternehmen weitergegeben werden

Wenn Workwide einen Kandidaten als potenziellen Kandidaten für eine Stelle beim Kunden identifiziert, gibt Workwide die Informationen des Kandidaten an das Kundenunternehmen weiter. Dies umfasst typischerweise:

• Den Lebenslauf des Kandidaten
• Eine von Workwide erstellte Screening-Zusammenfassung
• Gehaltsvorstellungen und Verfügbarkeit
• Umzugsstatus
• Alle relevanten Anmerkungen zur Eignung des Kandidaten für die Stelle

Diese Weitergabe ist ein wesentlicher Bestandteil der Rekrutierungsdienste und wird durch das berechtigte Interesse von Workwide an der Erfüllung seines Dienstleistungsvertrags mit dem Kunden abgedeckt. Kandidaten werden darüber informiert, dass ihre Daten im Rahmen des Rekrutierungsprozesses von Workwide an einstellende Unternehmen weitergegeben werden können.

Sobald Kandidatendaten an ein Kundenunternehmen weitergegeben wurden, ist das Kundenunternehmen unabhängig dafür verantwortlich, diese Daten in Übereinstimmung mit seinen eigenen Datenschutzpflichten gemäß DSGVO zu verarbeiten.

15. Aufbewahrung personenbezogener Daten in Rekrutierungsdiensten

Kandidatendaten in aktiven Rekrutierungsmandaten:

Workwide behält personenbezogene Daten von Kandidaten für mindestens 12 Monate ab dem Datum der letzten Vorstellung bei einem Kundenunternehmen. Dieser Zeitraum entspricht dem Einführungsfenster und dem Anti-Umgehungsfenster in den Dienstleistungsverträgen von Workwide.

Kandidatendaten für zukünftige Möglichkeiten:

Neben dem aktiven Rekrutierungsmandat behält Workwide Kandidatenprofile in seinem Bewerberverfolgungssystem zum Zweck der Zusammenführung von Kandidaten mit zukünftigen Beschäftigungsmöglichkeiten auf der Grundlage des berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Aufbewahrung wird fortgesetzt, bis der Kandidat die Löschung beantragt oder bis Workwide feststellt, dass die Daten nicht mehr relevant sind.

Workwide führt regelmäßige Überprüfungen der aufbewahrten Kandidatendaten mindestens alle 36 Monate durch. Profile ohne Interaktion (keine Bewerbung, kein Login, kein Kontakt mit einem Workwide-Recruiter und keine Reaktion auf Kommunikation) innerhalb der vorangegangenen 36 Monate können anonymisiert oder gelöscht werden. Kandidaten können die Löschung ihrer Daten jederzeit durch Kontaktaufnahme mit [email protected] beantragen, und Workwide wird solche Anfragen ohne unangemessene Verzögerung bearbeiten.

Kundenkontaktdaten:

Workwide behält Kundenkontaktdaten für die Dauer des Dienstleistungsvertrags und für einen Zeitraum von 24 Monaten nach Beendigung, zum Zweck der Verwaltung etwaiger ausstehender Verpflichtungen (wie Rückvergütungszeiträume oder Gebührenantrüche).

16. Grenzüberschreitende Übermittlungen in Rekrutierungsdiensten

Workwide kann Kandidatendaten an Kundenunternehmen übermitteln, die sich in anderen EU/EWR-Mitgliedsstaaten befinden. Solche Übermittlungen sind gemäß DSGVO ohne zusätzliche Schutzmaßnahmen zulässig.

Für den Fall, dass Kandidatendaten an ein Kundenunternehmen oder einen Dienstleister außerhalb der EU/des EWR übermittelt werden, stellt Workwide sicher, dass die Übermittlung angemessenen Schutzmaßnahmen unterliegt, einschließlich der von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln oder einem anderen gültigen Übermittlungsmechanismus gemäß Kapitel V der DSGVO.

17. Rechte der Kandidaten im Rekrutierungskontext

Kandidaten, deren Daten im Rahmen von Rekrutierungsdiensten verarbeitet werden, haben folgende Rechte gemäß DSGVO:

• Auskunftsrecht: Anforderung einer Kopie der personenbezogenen Daten, die Workwide über sie gespeichert hat
• Berichtigungsrecht: Beantragung der Korrektur ungenauer oder unvollständiger Daten
• Recht auf Löschung: Beantragung der Löschung ihrer Daten, vorbehaltlich der berechtigten Aufbewahrungsinteressen von Workwide
• Recht auf Einschränkung: Beantragung einer Einschränkung der Verarbeitung unter bestimmten Umständen
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Erhalt ihrer Daten in einem strukturierten, gängigen Format
• Widerspruchsrecht: Widerspruch gegen die auf berechtigtem Interesse beruhende Verarbeitung
• Recht auf Widerruf der Einwilligung: Wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung basiert, kann diese jederzeit widerrufen werden, ohne die Rechtmäßigkeit der vorherigen Verarbeitung zu berühren

Um eines dieser Rechte auszuüben, sollten Kandidaten Workwide unter [email protected] kontaktieren.

Workwide AB

Trekantsgatan 3, 652 20 Karlstad, Schweden

E-Mail: [email protected] | Telefon: +46 54 22 44 440

USt-IdNr.: SE 556959240401 | Reg.nr: 556959-2404

Schwedische Datenschutzbehörde (IMY): www.imy.se