Workwide AB

Org.nr: 556959-2404

Trekantsgatan 3, 652 20 Karlstad, Schweden

Dieses Dokument beschreibt, wie Workwide AB personenbezogene Daten im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erhebt, verarbeitet und schützt.

English version below

1. Wer ist der Verantwortliche?

Innerhalb der Workwide-Gruppe ist der Verantwortliche Workwide AB, Org.nr: 556959-2404, Trekantsgatan 3, 652 20 Karlstad, Schweden („Workwide“ oder „wir“ oder davon abgeleitete Begriffe). Wir betreiben Job-Plattformen für Arbeitssuchende, auf denen Arbeitgeber Stellenanzeigen aus aller Welt veröffentlichen („Die Dienste“). Dieses Dokument stellt unsere Richtlinie zur Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten dar.

Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung 2016/679 (DSGVO) sind wir als Verantwortlicher für die personenbezogenen Daten bezeichnet, für die wir die Zwecke und Mittel der Verarbeitung bestimmen. Unter personenbezogenen Daten verstehen wir alle Informationen, die direkt oder indirekt mit einer lebenden natürlichen Person verknüpft sind. Zum Beispiel Name und Adresse, aber auch geographische Position oder IP-Adressen.

Wir arbeiten mit vertrauenswürdigen Dritten zusammen, um Daten zu erheben. Gelegentlich können wir auch Informationen mit diesen Dritten teilen, wie Ihre E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Diese Dritten können Ihre Daten mit anderen Informationen, die sie erheben, verknüpfen, um personalisierte Zielgruppen zu erstellen oder gezielte Werbung zu schalten. Informationen darüber, wie diese Dritten Ihre Daten verarbeiten, finden Sie hier: Wie Google Informationen verwendet

2. Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Wir verarbeiten Ihre Kontaktdaten wie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Telefonnummer. Diese personenbezogenen Informationen werden über das Kontaktformular für Arbeitgeber oder die Bewerbungsformulare für Arbeitssuchende erhoben.

Darüber hinaus verarbeiten wir auch den Inhalt von Lebensläufen und Anschreiben, die Sie auf unsere Website hochladen oder uns zusenden, sowie alle Informationen, die im Zusammenhang mit Ihrer Nutzung der Dienste bereitgestellt werden, wie berufliche und branchenspezifische Interessen.

Wir verarbeiten auch administrative personenbezogene Daten, die automatisch erhoben werden, wie Ihre IP-Adresse, Kennnummer, Standortdaten und Cookies. Die verarbeiteten Cookies unterscheiden sich je nach den von Ihnen genutzten Plattformtypen. Die Cookie-Richtlinie ist für jede Plattform hier verfügbar.

Bitte beachten Sie, dass wir Ihnen die Dienste möglicherweise nicht vollständig erbringen können, wenn Sie uns die oben genannten personenbezogenen Informationen nicht bereitstellen.

2a. Aufzeichnung und Analyse von Vorstellungsgesprächen

Workwide AB kann Vorstellungsgespräche (einschließlich Telefon- und Videoanrufe) aufzeichnen und mithilfe KI-gestützter Analyse- und Transkriptionstools verarbeiten, um Kandidaten zu bewerten, den Rekrutierungsprozess zu verbessern und unser Team zu schulen.

Aufzeichnungen werden sicher gespeichert und sind nur autorisierten Mitarbeitern zugänglich. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist die Einwilligung, die vor der Aufzeichnung eingeholt wird.

Bevor ein aufgezeichnetes Vorstellungsgespräch beginnt, werden Kandidaten informiert und gebeten, ihre ausdrückliche Einwilligung zu erteilen. Kandidaten können ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem sie [email protected] kontaktieren. In diesem Fall wird die Aufzeichnung gelöscht, sofern das Gesetz keine längere Aufbewahrung verlangt.

3. Warum verarbeiten wir personenbezogene Daten?

Wir verarbeiten die oben genannten personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorschriften und aus folgenden Gründen:

Kontaktdaten werden verwendet, um unseren Newsletter und Stellenangebote zu versenden, nachdem Sie zugestimmt haben, Informationen zu erhalten, die für Sie von Interesse sein könnten.

Die Verarbeitung und Weitergabe von Kontaktdaten, Lebensläufen und persönlichen Anschreiben an Arbeitgeber ist der Kern unseres Geschäfts, was alles verarbeitet wird, damit Sie unsere Dienste gemäß den Nutzungsbedingungen in Anspruch nehmen können. Aus rechtlichen Gründen ist dieser Prozess abgeschlossen, wenn Sie Ihre Einwilligung erteilen. Die Informationen in Ihrem Lebenslauf können sensible personenbezogene Daten enthalten, die nur nach Einholung Ihrer Einwilligung gemäß der Gesetzgebung verarbeitet werden. Diese Einwilligung wird eingeholt, wenn Sie uns Ihre persönlichen Daten übermitteln.

Wir führen administrative Systemaufgaben durch, um die technische Funktionalität unserer Dienste sicherzustellen. Unser Ziel ist es auch, die betrügerische Nutzung der Dienste im Hinblick auf die allgemeinen Geschäftsbedingungen im Einklang mit dem regulatorischen und rechtlichen Rahmen zu verhindern. Wir verarbeiten diese Informationen auch berechtigterweise, um zu verhindern, dass unsere Dienste beeinträchtigt werden, und um alle Nutzer und uns selbst zu schützen. Darüber hinaus wird das administrative Datensystem für Statistiken und Analysen zur Weiterentwicklung unserer Dienste unter Einhaltung der geltenden Rechtsvorschriften verwendet. Das Interesse an diesen Daten liegt ausschließlich in ihrem statistischen Nutzen und ist nicht darauf ausgerichtet, Einzelpersonen zu identifizieren.

Für Verarbeitungstätigkeiten, die gemäß unserem berechtigten Interesse durchgeführt werden, haben wir die Balance zwischen der Bedeutung Ihrer eigenen Interessen und der Bedeutung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Ihre Interessen und Ihr Recht auf Privatsphäre abgewogen. Wir sind zu dem Schluss gekommen, dass unsere berechtigten Interessen nicht über Ihre Datenschutzrechte gestellt werden dürfen, die die Verarbeitung personenbezogener Daten verhindern würden.

4. Mit wem teilen wir personenbezogene Daten?

Kontaktdaten, Lebensläufe und Anschreiben werden nur mit Partnerunternehmen geteilt, die Teil der Stellenausschreibung sind oder Beschäftigungsmöglichkeiten anbieten möchten. Wir geben personenbezogene Daten nur an Arbeitgeber weiter, die für den Kandidaten von Interesse sind. Wir haben Vereinbarungen mit allen unseren Partnerunternehmen und wenden daher wirksame Sicherheitsmaßnahmen bei der Datenübertragung an, die auf dem von der Europäischen Kommission entwickelten Modell basieren. Wir überwachen kontinuierlich, dass personenbezogene Daten sicher verarbeitet werden und unsere eigenen Regeln eingehalten werden, ob innerhalb oder außerhalb der EU.

Einige unserer IT-Dienste und digitalen Anbieter können Daten außerhalb der EU/des EWR verarbeiten, und wir können die notwendigen Sicherheitsmaßnahmen für Datenübertragungen an diese Empfänger auf der Grundlage der von der Europäischen Kommission entwickelten Vertragsmodelle anwenden. Weitere Informationen zu diesen Übertragungen erhalten Sie, indem Sie uns kontaktieren.

Bitte beachten Sie, dass beim Besuch unserer Website andere Websites möglicherweise Anfragen an Sie stellen und deren Erhebung personenbezogener Daten unserer Kontrolle entzogen ist. Die Datenschutzrichtlinien dieser Websites regeln die Verarbeitung der von Ihnen erhaltenen Informationen.

5. Wie lange werden personenbezogene Daten aufbewahrt?

Eine Version Ihrer Bewerbung wird in der verschlüsselten Datenbank der Workwide Group aufbewahrt, um sicherzustellen, dass eine Kopie Ihrer Übermittlung an Arbeitgeber erhalten bleibt. Wir bewahren personenbezogene Daten nur so lange auf, wie es für die Nutzung der Dienste notwendig ist und wir ein berechtigtes Interesse an der Aufbewahrung haben, es sei denn, es besteht eine gesetzliche Verpflichtung zur längeren Aufbewahrung. Personenbezogene Daten werden auf Ihre Anfrage hin und wenn sie für die Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind, stets gelöscht.

6. Kann ich Sie bitten, meine personenbezogenen Daten zu ändern, zu löschen oder meine Einwilligung zu widerrufen?

Ja. Wenn Sie unseren Newsletter oder ähnliche Informationen nicht mehr erhalten möchten, können Sie sich entweder abmelden oder die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten beantragen. Dasselbe gilt, wenn Sie einen unserer Dienste genutzt haben und Ihren Lebenslauf sowie Ihre Kontaktdaten gelöscht haben möchten. Wir werden auch, wo möglich, Maßnahmen ergreifen, um andere Empfänger zu informieren, wenn Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten wünschen. Kontaktieren Sie uns unter [email protected] und wir werden Ihre Anfrage bearbeiten.

Sie haben das Recht, eine Anfrage auf Zugang zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu stellen oder weitere Informationen über die Verarbeitung zu erhalten sowie die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu berichtigen, zu aktualisieren, zu vervollständigen oder einzuschränken. Sie haben auch das Recht, Ihre Einwilligung zu widerrufen, was die Rechtmäßigkeit einer früheren Datenverarbeitung vor dem Widerruf Ihrer Einwilligung nicht berührt, mit Ausnahme von Direktmarketing-Mitteilungen.

Wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung gemäß der Gesetzgebung oder durch Annahme der Bedingungen basiert, haben Sie das Recht auf Datenübertragbarkeit. Das bedeutet, dass Sie Ihre personenbezogenen Daten in einem standardmäßigen, strukturierten und computergestützten Format von uns erhalten können und das Recht haben, Ihre Daten an einen anderen Verantwortlichen Ihrer Wahl zu übertragen.

7. Welche personenbezogenen Daten haben Sie über mich?

Kontaktieren Sie uns unter [email protected] und wir werden Ihre Anfrage prüfen. Wir können Ihnen eine Kopie der personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben, zur Verfügung stellen, wenn Sie dies wünschen.

8. Was kann ich tun, wenn ich mit der Verwendung meiner personenbezogenen Daten nicht einverstanden bin?

Kontaktieren Sie uns unter [email protected] oder unseren Datenschutzbeauftragten unter [email protected] und wir werden unser Bestes tun, um die Angelegenheit zu lösen. Falls erforderlich, haben Sie die Möglichkeit, eine Beschwerde bei der schwedischen Datenschutzbehörde (IMY), www.imy.se, einzureichen.

9. Rechtliche Anfragen und Schadensverhütung

Wir können Ihre Daten auf rechtliche Anfrage hin (wie Haftbefehle, Gerichtsbeschlüsse, Verfahren oder andere) verwenden, speichern und weitergeben oder wenn es notwendig ist, diese zu übermitteln, um betrügerische Nutzung oder andere kriminelle Aktivitäten zu erkennen, zu verhindern oder zu bekämpfen, um uns, Sie und andere Nutzer zu schützen, auch im Rahmen einer Untersuchung, bei der wir in gutem Glauben handeln, wie gesetzlich vorgeschrieben.

Dies kann eine Reaktion auf eine rechtliche Anfrage aus Gerichtsbarkeiten außerhalb der Europäischen Gemeinschaft oder des Europäischen Wirtschaftsraums umfassen, sofern wir in gutem Glauben handeln und die Anfrage von einer Justizbehörde dieser Gerichtsbarkeit stammt, ihre Nutzer betrifft und im Einklang mit international anerkannten Standards steht.

Informationen, die durch Ihre Nutzung der Dienste gewonnen werden, einschließlich finanzieller Informationen, können für einen längeren Zeitraum verwendet und gespeichert werden, wenn die Informationen einer Untersuchung oder gesetzlichen Verpflichtung, einer Regierungsuntersuchung oder einer Untersuchung möglicher Verstöße gegen unsere Nutzungsbedingungen oder gegen unsere Richtlinie unterliegen, um jeglichen Schaden zu verhindern.

10. Hinweis zu Änderungen

Wenn wir Änderungen an dieser Datenschutzrichtlinie vornehmen, wird die neue Datenschutzrichtlinie online auf dieser Seite veröffentlicht. Wenn diese Änderungen erheblich sind, werden Sie informiert und Ihre Einwilligung wird gegebenenfalls erneut eingeholt.

VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN IN REKRUTIERUNGSDIENSTEN

Dieser Abschnitt gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den Rekrutierungsdiensten von Workwide, die Kundenunternehmen im Rahmen eines Dienstleistungsvertrags erbracht werden („Rekrutierungsdienste“). Dies ergänzt die oben genannten Abschnitte, die für alle Nutzer der Plattformen von Workwide gelten.

11. Verantwortlicher in Rekrutierungsdiensten

Workwide AB (Org.nr 556959-2404, Trekantsgatan 3, 652 20 Karlstad, Schweden) ist der Verantwortliche für alle personenbezogenen Daten, die im Zusammenhang mit der Erbringung von Rekrutierungsdiensten verarbeitet werden.

Wenn Workwide Kandidateninformationen an ein Kundenunternehmen übermittelt, wird das Kundenunternehmen zum unabhängigen Verantwortlichen für die erhaltenen Kandidatendaten. Workwide und das Kundenunternehmen handeln nicht als gemeinsam Verantwortliche. Jede Partei bestimmt nach der Übermittlung unabhängig die Zwecke und Mittel ihrer eigenen Verarbeitung der personenbezogenen Daten des Kandidaten.

12. Kategorien personenbezogener Daten, die in Rekrutierungsdiensten verarbeitet werden

In Rekrutierungsdiensten verarbeitete Kandidatendaten:

• Vollständiger Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Standort
• Lebenslauf (CV), einschließlich Berufsgeschichte, Ausbildung, Fähigkeiten und Qualifikationen
• Von Workwide erstellte Screening-Zusammenfassung (Eignungsbewertung, Gesprächsnotizen, Sprachkenntnisbewertung)
• Gehaltsvorstellungen und aktuelle Vergütung
• Verfügbarkeit für Vorstellungsgespräche und Startdatum
• Umzugsstatus und -präferenzen
• Alle weiteren Informationen, die der Kandidat freiwillig während des Rekrutierungsprozesses bereitgestellt hat

Kundenkontaktdaten:

• Name, Berufsbezeichnung, E-Mail-Adresse und Telefonnummer der designierten Ansprechpartner des Kunden
• Unternehmensname, eingetragene Adresse und USt-IdNr.

13. Zweck und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung in Rekrutierungsdiensten

Kandidatendaten:

Workwide verarbeitet personenbezogene Daten von Kandidaten zum Zweck der Suche, Selektion und Präsentation von Kandidaten bei Kundenunternehmen als Teil der Rekrutierungsdienste. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist:

• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Workwide hat ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung von Kandidatendaten, um seine vertraglichen Verpflichtungen gegenüber Kundenunternehmen zu erfüllen und Kandidaten mit geeigneten Beschäftigungsmöglichkeiten zusammenzubringen. Dieses Interesse wurde gegen die Rechte und Freiheiten der Kandidaten abgewogen, und Workwide ist zu dem Schluss gekommen, dass die Verarbeitung die Datenschutzinteressen der Kandidaten nicht überwiegt.
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Wenn Kandidaten ihre Daten freiwillig auf den Plattformen von Workwide eingereicht oder ihren Lebenslauf direkt an einen Workwide-Recruiter übermittelt haben, wird die Einwilligung zum Zeitpunkt der Übermittlung eingeholt.

Kundenkontaktdaten:

Workwide verarbeitet Kundenkontaktdaten zum Zweck der Durchführung und Verwaltung des Rekrutierungsdienstleistungsvertrags. Die Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und das berechtigte Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

14. Wie Kandidatendaten an Kundenunternehmen weitergegeben werden

Wenn Workwide einen Kandidaten als potenziellen Kandidaten für eine Stelle beim Kunden identifiziert, gibt Workwide die Informationen des Kandidaten an das Kundenunternehmen weiter. Dies umfasst typischerweise:

• Den Lebenslauf des Kandidaten
• Eine von Workwide erstellte Screening-Zusammenfassung
• Gehaltsvorstellungen und Verfügbarkeit
• Umzugsstatus
• Alle relevanten Anmerkungen zur Eignung des Kandidaten für die Stelle

Diese Weitergabe ist ein wesentlicher Bestandteil der Rekrutierungsdienste und wird durch das berechtigte Interesse von Workwide an der Erfüllung seines Dienstleistungsvertrags mit dem Kunden abgedeckt. Kandidaten werden darüber informiert, dass ihre Daten im Rahmen des Rekrutierungsprozesses von Workwide an einstellende Unternehmen weitergegeben werden können.

Sobald Kandidatendaten an ein Kundenunternehmen weitergegeben wurden, ist das Kundenunternehmen unabhängig dafür verantwortlich, diese Daten in Übereinstimmung mit seinen eigenen Datenschutzpflichten gemäß DSGVO zu verarbeiten.

15. Aufbewahrung personenbezogener Daten in Rekrutierungsdiensten

Kandidatendaten in aktiven Rekrutierungsmandaten:

Workwide behält personenbezogene Daten von Kandidaten für mindestens 12 Monate ab dem Datum der letzten Vorstellung bei einem Kundenunternehmen. Dieser Zeitraum entspricht dem Einführungsfenster und dem Anti-Umgehungsfenster in den Dienstleistungsverträgen von Workwide.

Kandidatendaten für zukünftige Möglichkeiten:

Neben dem aktiven Rekrutierungsmandat behält Workwide Kandidatenprofile in seinem Bewerberverfolgungssystem zum Zweck der Zusammenführung von Kandidaten mit zukünftigen Beschäftigungsmöglichkeiten auf der Grundlage des berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Aufbewahrung wird fortgesetzt, bis der Kandidat die Löschung beantragt oder bis Workwide feststellt, dass die Daten nicht mehr relevant sind.

Workwide führt regelmäßige Überprüfungen der aufbewahrten Kandidatendaten mindestens alle 36 Monate durch. Profile ohne Interaktion (keine Bewerbung, kein Login, kein Kontakt mit einem Workwide-Recruiter und keine Reaktion auf Kommunikation) innerhalb der vorangegangenen 36 Monate können anonymisiert oder gelöscht werden. Kandidaten können die Löschung ihrer Daten jederzeit durch Kontaktaufnahme mit [email protected] beantragen, und Workwide wird solche Anfragen ohne unangemessene Verzögerung bearbeiten.

Kundenkontaktdaten:

Workwide behält Kundenkontaktdaten für die Dauer des Dienstleistungsvertrags und für einen Zeitraum von 24 Monaten nach Beendigung, zum Zweck der Verwaltung etwaiger ausstehender Verpflichtungen (wie Rückvergütungszeiträume oder Gebührenantrüche).

16. Grenzüberschreitende Übermittlungen in Rekrutierungsdiensten

Workwide kann Kandidatendaten an Kundenunternehmen übermitteln, die sich in anderen EU/EWR-Mitgliedsstaaten befinden. Solche Übermittlungen sind gemäß DSGVO ohne zusätzliche Schutzmaßnahmen zulässig.

Für den Fall, dass Kandidatendaten an ein Kundenunternehmen oder einen Dienstleister außerhalb der EU/des EWR übermittelt werden, stellt Workwide sicher, dass die Übermittlung angemessenen Schutzmaßnahmen unterliegt, einschließlich der von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln oder einem anderen gültigen Übermittlungsmechanismus gemäß Kapitel V der DSGVO.

17. Rechte der Kandidaten im Rekrutierungskontext

Kandidaten, deren Daten im Rahmen von Rekrutierungsdiensten verarbeitet werden, haben folgende Rechte gemäß DSGVO:

• Auskunftsrecht: Anforderung einer Kopie der personenbezogenen Daten, die Workwide über sie gespeichert hat
• Berichtigungsrecht: Beantragung der Korrektur ungenauer oder unvollständiger Daten
• Recht auf Löschung: Beantragung der Löschung ihrer Daten, vorbehaltlich der berechtigten Aufbewahrungsinteressen von Workwide
• Recht auf Einschränkung: Beantragung einer Einschränkung der Verarbeitung unter bestimmten Umständen
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Erhalt ihrer Daten in einem strukturierten, gängigen Format
• Widerspruchsrecht: Widerspruch gegen die auf berechtigtem Interesse beruhende Verarbeitung
• Recht auf Widerruf der Einwilligung: Wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung basiert, kann diese jederzeit widerrufen werden, ohne die Rechtmäßigkeit der vorherigen Verarbeitung zu berühren

Um eines dieser Rechte auszuüben, sollten Kandidaten Workwide unter [email protected] kontaktieren.

 

English version:

1. Who is the Data Controller?

Within the Workwide Group, the data controller is Workwide AB, org.nr: 556959-2404, Trekantsgatan 3, 652 20 Karlstad, Sweden (“Workwide” or “we” or its derivatives). We provide job platforms for job seekers on which employers publish job advertisements from around the world (“the Services”). This document constitutes our policy regarding the collection and processing of personal data.

Under the General Data Protection Regulation 2016/679 (GDPR), we are designated as the data controller for the personal data for which we determine the purposes and means of processing. By personal data, we mean any information that is directly or indirectly linked to a living natural person. For example, name and address, but also geographical position or IP addresses.

We work with trusted third parties to collect data. We may also, at times, share information with these third parties, such as your email address or phone number. These third parties may link your data to other information they collect to create personalised audiences or deliver targeted advertising. For information on how these third parties process your data, please see: How Google uses information

2. What Personal Data is Processed?

We process your contact details such as your name, email address, and phone number. This personal information is collected through the contact form for employers or the application forms for job seekers.

In addition, we also process the contents of CVs and cover letters that you upload to our website or send to us, as well as any information provided in connection with your use of the Services, such as professional and industry interests.

We also process administrative personal data that is collected automatically, such as your IP address, identification number, location data, and cookies. The cookies processed differ depending on the types of platforms you use. The cookie policy is available for each platform here.

Please note that we may not be able to provide you with the Services in their entirety unless you provide us with the personal information mentioned above.

2a. Recording and Analysis of Interviews

Workwide AB may record recruitment interviews (including telephone and video calls) and process them using AI-based analysis and transcription tools to assess candidates, improve the recruitment process, and train our team.

Recordings are stored securely and are only accessible to authorised personnel. The legal basis for this processing is consent, which is obtained before recording.

Before any recorded interview begins, candidates will be informed and asked to give their explicit consent. Candidates may withdraw their consent at any time by contacting [email protected]. In such cases, the recording will be deleted, unless the law requires its retention.

3. Why Do We Process Personal Data?

We process the personal data mentioned above in accordance with legal regulations and for the following reasons:

Contact details are used to send our newsletter and job offers, after you have agreed to receive information that may be of interest to you.

The processing and disclosure of contact details, CVs, and personal letters sent to employers is at the core of our business, all of which is processed so that you can use our Services in accordance with the Terms of Use. For legal reasons, this process is complete when you give your consent. The information in your CV may contain sensitive personal information, which is only processed after obtaining your consent under the legislation. This consent is obtained when you submit your personal information to us.

We carry out administrative system tasks to ensure the technical functionality of our Services. Our aim is also to prevent fraudulent use of the Services with regard to the general terms and conditions, in accordance with the regulatory and legal framework. We also process this information legitimately to prevent our Services from being compromised and to protect all users and ourselves. In addition, the administrative data system is used for statistics and analysis to develop our Services while complying with applicable legislation. The interest in this data lies solely in its statistical usefulness and is not intended to identify individuals.

For processing activities carried out in accordance with our legitimate interest, we have considered the balance between the importance of your own interests and the significance of the processing of your personal data for your interests and your right to privacy. We have concluded that our legitimate interests cannot take precedence over your privacy rights that would prevent the processing of personal data.

4. With Whom Do We Share Personal Data?

Contact details, CVs, and cover letters are only shared with partner companies that are part of the job posting or wish to offer job opportunities. We only share personal information with employers that interest the candidate. We have agreements with all our partner companies and, therefore, apply effective security measures in the transfer of data based on the model developed by the European Commission. We continuously monitor that personal data is processed securely while respecting our own rules, whether within or outside the EU.

Some of our IT services and digital providers may process data outside the EU/EEA and we may apply the necessary security measures for data transfers to these recipients based on the agreement models developed by the European Commission. You can obtain more information about these transfers by contacting us.

Please note that when you visit our website, other websites may solicit you and their collection of personal data is beyond our control. The privacy policies of those websites will govern the processing of information obtained from you.

5. How Long is Personal Data Retained?

A version of your application is retained in Workwide Group’s encrypted database to ensure that a copy of your submission to employers is preserved. We only retain personal data for as long as necessary for the use of the Services and have a legitimate interest in retaining it, unless there is a legal obligation to retain it for a longer period. Personal data is always deleted upon your request and when it is no longer necessary for processing.

6. Can I Ask You to Modify, Delete My Personal Data, or Withdraw My Consent?

Yes. If you no longer wish to receive our newsletter or other similar information, you can either unsubscribe or request that your personal information be deleted. The same applies if you have used one of our Services and wish to have your CV and contact details deleted. We will also take steps, where possible, to inform other recipients if you wish to have your personal data deleted. Contact us at [email protected] and we will process your request.

You have the right to make a request to access the processing of your personal information or to obtain more information about the processing of it, as well as to correct, update, complete, or restrict the processing of your personal data. You also have the right to withdraw your consent, which will not affect the legality of any prior data processing before your consent was withdrawn, with the exception of direct marketing communications.

If processing is based on consent in accordance with the legislation or by acceptance of the terms, you have the right to data portability. This means that you can obtain from us your personal data in a standard, structured, and computerised format, and you have the right to transfer your data to another data controller of your choice.

7. What Personal Data Do You Have About Me?

Contact us at [email protected] and we will review your request. We can provide you with a copy of the personal data we hold, if you wish.

8. What Can I Do If I Am Not Satisfied with How You Use My Personal Data?

Contact us at [email protected] or our data protection officer at [email protected] and we will do our best to resolve the matter. If necessary, you have the option of filing a complaint with the Swedish Authority for Privacy Protection (IMY), www.imy.se.

9. Legal Requests and Prevention of Harm

We may use, store, and share your information upon legal request (such as warrants, court orders, proceedings, or other) or when it is necessary to communicate them to detect, prevent, or address fraudulent use or other criminal activities in order to protect ourselves, you, and other users, including in the context of an investigation where we act in good faith, as required by law.

This may include a response to a legal request from jurisdictions outside the European Community or the European Economic Area, insofar as we act in good faith and the request comes from a judicial authority of that jurisdiction, affects its users, and is in accordance with internationally recognised standards.

Information obtained through your use of the Services, including financial information, may be used and stored for an extended period when the information is subject to an investigation or legal obligation, a government investigation, or an investigation into possible violations of our Terms of Use or contrary to our Policy, in order to prevent any harm.

10. Notice Regarding Changes

If we make changes to this Privacy Policy, the new Privacy Policy will be posted online at this page. If these changes are significant, you will be informed and your consent will be requested again, if necessary.

 

PROCESSING OF PERSONAL DATA IN RECRUITMENT SERVICES

This section applies to the processing of personal data in connection with Workwide’s recruitment services provided to client companies under a service agreement (“Recruitment Services”). This is in addition to the sections above, which apply to all users of Workwide’s platforms.

11. Data Controller in Recruitment Services

Workwide AB (org.nr 556959-2404, Trekantsgatan 3, 652 20 Karlstad, Sweden) is the data controller for all personal data processed in connection with the provision of Recruitment Services.

When Workwide submits candidate information to a client company, the client company becomes an independent data controller for the candidate data it receives. Workwide and the client company do not act as joint controllers. Each party determines independently the purposes and means of its own processing of the candidate’s personal data after the transfer.

12. Categories of Personal Data Processed in Recruitment Services

Candidate data processed in Recruitment Services:

• Full name, email address, phone number, and location
• Curriculum vitae (CV), including employment history, education, skills, and qualifications
• Screening summary prepared by Workwide (assessment of suitability, interview notes, language proficiency evaluation)
• Salary expectations and current compensation
• Availability for interviews and start date
• Relocation status and preferences
• Any other information voluntarily provided by the candidate during the recruitment process

 

Client contact data:

• Name, job title, email address, and phone number of the client’s designated contact persons
• Company name, registered address, and VAT number

13. Purpose and Legal Basis for Recruitment Services Processing

Candidate data: Workwide processes candidate personal data for the purpose of sourcing, screening, and presenting candidates to client companies as part of Recruitment Services. The legal basis for this processing is:

• Legitimate interest (Article 6(1)(f) GDPR): Workwide has a legitimate interest in processing candidate data to fulfil its contractual obligations to client companies and to match candidates with suitable employment opportunities. This interest has been balanced against the candidates’ rights and freedoms, and Workwide has concluded that the processing does not override the candidates’ privacy interests.
• Consent (Article 6(1)(a) GDPR): Where candidates have voluntarily submitted their information to Workwide’s platforms or provided their CV directly to a Workwide recruiter, consent is obtained at the point of submission.

 

Client contact data: Workwide processes client contact data for the purpose of performing and managing the recruitment service agreement. The legal basis is contractual necessity (Article 6(1)(b) GDPR) and legitimate interest (Article 6(1)(f) GDPR).

14. How Candidate Data is Shared with Client Companies

When Workwide identifies a candidate as a potential match for a client’s vacancy, Workwide shares the candidate’s information with the client company. This typically includes:

• The candidate’s CV
• A screening summary prepared by Workwide
• Salary expectations and availability
• Relocation status
• Any notes relevant to the candidate’s suitability for the role

 

This sharing is a core part of the Recruitment Services and is covered by Workwide’s legitimate interest in fulfilling its service agreement with the client. Candidates are informed that their data may be shared with hiring companies as part of Workwide’s recruitment process.

Once candidate data has been shared with a client company, the client company is independently responsible for its processing of that data in accordance with its own privacy obligations under GDPR.

15. Retention of Personal Data in Recruitment Services

Candidate data in active recruitment engagements: Workwide retains candidate personal data for a minimum of 12 months from the date of the last introduction to a client company. This period corresponds to the introduction and anti-circumvention window in Workwide’s service agreements.

Candidate data for future opportunities: Beyond the active recruitment engagement, Workwide retains candidate profiles in its applicant tracking system for the purpose of matching candidates with future employment opportunities, based on legitimate interest (Article 6(1)(f) GDPR). This retention continues until the candidate requests deletion or until Workwide determines the data is no longer relevant.

Workwide conducts periodic reviews of retained candidate data at least every 36 months. Profiles with no interaction (no application, no login, no contact with a Workwide recruiter, and no response to communications) within the preceding 36 months may be anonymised or deleted. Candidates may request deletion of their data at any time by contacting [email protected], and Workwide will process such requests without undue delay.

Client contact data: Workwide retains client contact data for the duration of the service agreement and for a period of 24 months after termination, for the purpose of managing any outstanding obligations (such as rebate periods or fee entitlements).

16. Cross-Border Transfers in Recruitment Services

Workwide may transfer candidate data to client companies located in other EU/EEA member states. Such transfers are permitted under GDPR without additional safeguards.

In the event that candidate data is transferred to a client company or service provider located outside the EU/EEA, Workwide ensures that the transfer is subject to appropriate safeguards, including the Standard Contractual Clauses approved by the European Commission, or another valid transfer mechanism under Chapter V of GDPR.

17. Candidate Rights in the Recruitment Context

Candidates whose data is processed as part of Recruitment Services have the following rights under GDPR:

• Right of access: Request a copy of the personal data Workwide holds about them
• Right to rectification: Request correction of inaccurate or incomplete data
• Right to erasure: Request deletion of their data, subject to Workwide’s legitimate retention interests
• Right to restriction: Request that processing be limited in certain circumstances
• Right to data portability: Receive their data in a structured, commonly used format
• Right to object: Object to processing based on legitimate interest
• Right to withdraw consent: Where processing is based on consent, withdraw that consent at any time without affecting the lawfulness of prior processing

 

To exercise any of these rights, candidates should contact Workwide at [email protected].

 

Workwide AB

Trekantsgatan 3, 652 20 Karlstad, Schweden

E-Mail: [email protected] | Telefon: +46 54 22 44 440

USt-IdNr.: SE 556959240401 | Reg.nr: 556959-2404

Schwedische Datenschutzbehörde (IMY): www.imy.se