Administrator

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Mercury is the European leader in construction solutions.

We build and manage complex engineering & construction projects for the world's leading corporations. Our solutions help deliver technologies and life changing advancements that connect people, communities and businesses, giving them the power to achieve incredible things. Our people have the courage to be innovative. Their determination and sharp focus enable us to deliver with certainty, time and time again.

We deliver our clients' visions through leading edge construction solutions across multiple sectors, including: Enterprise Data Centres, Advanced Technology & Life Sciences, Hyperscale Data Centres, Fire Protection.

At Mercury, it is our duty to encourage and back our people to realise their vision of themselves. We place them at the heart of what we do, providing challenging opportunities to develop within a great team in a supportive environment that allows them to reach their full potential.

Key Responsibilities of the Role:

Front of House & Visitor Experience

• Greet and welcome all visitors, clients, and staff with warmth and professionalism.
• Manage visitor sign-in processes and ensure compliance with Mercury security protocols.
• Maintain a pristine reception area and office space that reflects company standards and culture.
• Coordinate hospitality (refreshments, meeting room setup, etc.) for VIP guests and client visits.
• Handle incoming calls and correspondence
• Ensure shared office areas, hot desks, and workstations are tidy, organised, and well-maintained at all times, promoting a professional and welcoming environment.

Meeting Room & Event Coordination

• Manage/support bookings for meeting rooms and shared spaces using scheduling software.
• Ensure rooms are prepared with necessary equipment, materials, and refreshments.
• Support internal events (e.g. town halls, leadership visits) with logistics and coordination.

Facilities & Operational Support

• Raise purchase orders (POs), process invoices, and track orders in collaboration with the Facilities team.
• Liaise with vendors and suppliers for office supplies, catering, and maintenance.
• Monitor stock levels of office consumables and proactively reorder as needed.
• Assist with minor facilities tasks (e.g. reporting faults, coordinating repairs).

Administrative Support

• The Administrator may also provide support to other administrative colleagues across the business as required. This may include, but is not limited to, helping with travel and accommodation, attending property viewings, and coordinating internal or external events.

Employee Interface & Support

• Act as a go-to contact for employee queries related to office logistics, deliveries, or space usage.
• Help maintain internal communications boards or digital signage in reception areas.

Security & Emergency Protocols

• Monitor access control systems and liaise with facilities personnel as needed.
• Maintain awareness of emergency procedures and assist during drills or incidents.
• Ensure compliance with health & safety standards in the office

Essential Criteria for the Role:

• Experience in a corporate reception/front-of-house role
• Exceptional professionalism and interpersonal skills - confident, warm, and polished manner.
• Proficiency in Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel, Teams).
• Experience with meeting room booking systems
• Strong organisational and multitasking abilities - able to manage competing priorities calmly and efficiently.
• Excellent verbal and written communication skills - clear, courteous, and effective.
• Discretion and confidentiality - trusted to handle sensitive information and high-profile visitors.
• Native German Speaker
• Fluency in English - both spoken and written
• Strict adherence to corporate dress code - polished, business-professional attire at all times.
• Understands the importance of visual professionalism in representing the company brand and culture.

Mercury is an equal opportunities employer

Mercury ist der europäische Marktführer für Bau- und Konstruktionslösungen.

Wir realisieren und managen komplexe Engineering- und Bauprojekte für die weltweit führenden Unternehmen. Unsere Lösungen ermöglichen Technologien und bahnbrechende Entwicklungen, die Menschen, Gemeinschaften und Unternehmen verbinden und ihnen die Kraft geben, Außergewöhnliches zu erreichen. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben den Mut, innovativ zu sein. Ihr Engagement und ihr klarer Fokus ermöglichen es uns, immer wieder zuverlässig zu liefern.

Wir verwirklichen die Visionen unserer Kunden durch modernste Bau- und Engineering-Lösungen in verschiedenen Sektoren, darunter: Enterprise-Rechenzentren, Advanced Technology & Life Sciences, Hyperscale-Rechenzentren und Brandschutz.

Bei Mercury ist es unsere Aufgabe, unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu ermutigen und zu unterstützen, ihre eigene Vision zu verwirklichen. Wir stellen sie in den Mittelpunkt unseres Handelns und bieten anspruchsvolle Entwicklungsmöglichkeiten in einem großartigen Team und einem unterstützenden Umfeld, das ihnen ermöglicht, ihr volles Potenzial auszuschöpfen.

Wesentliche Aufgaben der Rolle

Front Office & Besucherbetreuung

• Freundlicher und professioneller Empfang aller Besucher, Kunden und Mitarbeitenden.
• Verwaltung des Besucherregistrierungsprozesses und Sicherstellung der Einhaltung der Mercury-Sicherheitsrichtlinien.
• Aufrechterhaltung eines makellosen Empfangsbereichs und Büroambientes, das den Unternehmensstandards und der Unternehmenskultur entspricht.
• Koordination der Bewirtung (Getränke, Vorbereitung von Besprechungsräumen etc.) für VIP-Gäste und Kundenbesuche.
• Bearbeitung eingehender Anrufe und Korrespondenz.
• Sicherstellen, dass gemeinsam genutzte Bereiche, Hot Desks und Arbeitsplätze stets ordentlich, organisiert und gepflegt sind, um ein professionelles und einladendes Umfeld zu gewährleisten.

Besprechungsraum- & Eventkoordination

• Verwaltung/Unterstützung bei der Buchung von Besprechungsräumen und Gemeinschaftsflächen mittels Buchungssystemen.
• Sicherstellen, dass Räume mit der erforderlichen Ausstattung, Materialien und Bewirtung vorbereitet sind.
• Unterstützung interner Veranstaltungen (z. B. Town Halls, Besuche der Geschäftsführung) durch logistische Planung und Koordination.

Facility- & operative Unterstützung

• Erstellung von Bestellanforderungen (POs), Bearbeitung von Rechnungen und Nachverfolgung von Bestellungen in Zusammenarbeit mit dem Facility-Team.
• Kommunikation mit Lieferanten und Dienstleistern für Bürobedarf, Catering und Wartung.
• Überwachung der Lagerbestände von Büroverbrauchsmaterialien und proaktives Nachbestellen.
• Unterstützung bei kleineren Facility-Aufgaben (z. B. Meldung von Störungen, Koordination von Reparaturen).

Administrative Unterstützung

• Unterstützung anderer administrativer Kolleginnen und Kollegen im Unternehmen nach Bedarf. Dies kann u. a. die Organisation von Reisen und Unterkünften, die Teilnahme an Besichtigungen oder die Koordination interner und externer Veranstaltungen umfassen.

Mitarbeiterbetreuung & interne Schnittstelle

• Ansprechpartner für Mitarbeitende bei Fragen zu Büroorganisation, Lieferungen oder Raumnutzung.
• Unterstützung bei der Pflege interner Informationsflächen oder digitaler Anzeigen im Empfangsbereich.

Sicherheits- & Notfallprotokolle

• Überwachung von Zutrittskontrollsystemen und Zusammenarbeit mit Facility-Mitarbeitenden.
• Kenntnis der Notfallverfahren und Unterstützung bei Übungen oder Vorfällen.
• Sicherstellung der Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsstandards im Büro.

Erforderliche Kriterien für die Rolle

• Erfahrung in einer Corporate-Rezeption oder Front-of-House-Position.
• Ausgeprägte Professionalität und hervorragende zwischenmenschliche Fähigkeiten - souverän, freundlich und gepflegt.
• Sehr gute Kenntnisse der Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel, Teams).
• Erfahrung mit Besprechungsraum-Buchungssystemen.
• Starke organisatorische Fähigkeiten und Multitasking-Kompetenz - in der Lage, Prioritäten ruhig und effizient zu managen.
• Hervorragende mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten - klar, höflich und wirkungsvoll.
• Diskretion und Vertraulichkeit - vertrauenswürdiger Umgang mit sensiblen Informationen und hochrangigen Besuchern.
• Deutscher Muttersprachler
• Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Strikte Einhaltung des Corporate Dress Codes - stets gepflegte, professionelle Business-Kleidung.
• Verständnis für die Bedeutung visueller Professionalität als Repräsentation der Unternehmensmarke und -kultur.

Mercury ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert.