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Human Resources Services Delivery Specialist - DACH Market
Portugal, LissabonPortugal, Lissabon

Human Resources Services Delivery Specialist - DACH Market

Erstellungsdatum 27.08.2026

Job Description

Role Summary

This role delivers consistent, high-quality, and compliant HR support within a German-speaking, multicultural shared-services environment. Operating with a high degree of autonomy and accountability, the Specialist ensures strict adherence to documented procedures, quality standards, and country-specific regulatory requirements.

The position plays a critical role in:
  • Delivering a seamless and professional colleague experience across the DACH region
  • Ensuring accurate case triage and effective escalation
  • Supporting the maintenance and quality of German-language HR knowledge content


Responsibilities

Key Responsibilities

1. Centralized Tier 1 HR Support - DACH
  • Act as the primary Tier 1 point of contact for HR-related inquiries for Germany, Austria, and Switzerland via ServiceCentral (or equivalent), including:
    • HR policies and procedures
    • Payroll inputs and basic benefits inquiries
    • Onboarding and offboarding administration
    • HR Cloud data changes and colleague record maintenance
  • Deliver accurate, timely, and compliant responses using approved SOPs, scripts, and DACH-specific knowledge articles.
  • Independently manage assigned German-language ticket queues, ensuring:
    • High-quality and complete case documentation
    • Accurate system transactions
    • Full compliance with peer-review and approval controls
  • Consistently meet or exceed defined SLAs and KPIs related to quality, accuracy, and turnaround time.

2. Standardized HR Transaction Execution
  • Execute end-to-end Tier 1 HR transactions for DACH countries, including:
    • Onboarding administration
    • Background check coordination
    • Employee data updates and corrections
    • Employment verification letters
    • Payroll inputs and basic pay changes
    • Learning administration
    • Basic total rewards and benefits support
  • Apply country-specific rules and guidance for Germany, Austria, and Switzerland within standardized global HR processes.
  • Ensure strict adherence to GDPR, Swiss data-protection requirements, and internal control standards.

3. German-Language & Cultural Service Delivery
  • Deliver Tier 1 HR support primarily in German (native or near-native proficiency required).
  • Provide support in English for internal collaboration, documentation, and escalations.
  • Demonstrate strong cultural awareness when supporting DACH colleagues, including:
    • Formal communication standards
    • High expectations for precision and accuracy
    • Sensitivity to regulatory, contractual, and works-council frameworks
  • Apply country-specific operational knowledge, including:
    • Payroll calendars and cut-off dates
    • Public holidays
    • Documentation and compliance requirements

4. Case Triage, Escalation & Regional Collaboration
  • Accurately assess and triage complex or non-standard DACH inquiries, escalating as appropriate to:
    • Tier 2 HR Services Specialists (Lisbon)
    • Regional HR Specialists for the DACH region
  • Provide clear, structured case handovers in German and/or English to ensure efficient resolution.
  • Actively monitor escalations through to closure, ensuring a positive, professional colleague experience.

5. Knowledge Ownership & Continuous Improvement
  • Serve as a Tier 1 reference point for German-language HR knowledge content.
  • Support onboarding and informal coaching of other Tier 1 colleagues supporting DACH processes.
  • Identify recurring issues, documentation gaps, or compliance risks specific to Germany, Austria, or Switzerland.
  • Contribute to the continuous improvement of German-language knowledge articles, scripts, and FAQs.


Qualifications

Required
  • Associate's or Bachelor's degree in Human Resources, Business Administration, or a related field, or equivalent practical experience.
  • 1-2 years of experience in a customer service or administrative role, preferably within HR Shared Services or Global Business Services.
  • Native or near-native German (written and spoken) - mandatory.
  • Fluent English (written and spoken).
  • Experience using HRIS and case-management tools (e.g., Oracle Cloud, Workday, ServiceNow).
  • Demonstrated experience supporting Germany, Austria, and/or Switzerland in an HR or administrative capacity.

Preferred
  • Experience working in a multilingual or regional delivery hub.
  • Exposure to DACH onboarding processes and employee data management.
  • Experience operating in compliance-driven and highly regulated environments.

Skills & Competencies
  • German-Language Excellence: Clear, precise, and professional communication.
  • Process Discipline: Strong adherence to SOPs, controls, and quality standards.
  • Judgment & Autonomy: Confident decision-making within defined Tier 1 scope.
  • Cultural Intelligence: Comfort operating within DACH cultural and regulatory norms.
  • Attention to Detail: High accuracy in documentation and transactions.
  • Resilience: Effective performance in a high-volume, deadline-driven environment.
  • Collaboration: Strong partnership with Tier 2 teams and DACH Regional HR stakeholders.

Wir bemühen uns, verlässliche Informationen über jedes Stellenangebot zu haben. Bitte lass uns wissen, wenn etwas nicht stimmt oder du technische Probleme gefunden hast.

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